澤円が語る、膨大なタスクを効率的にこなす3原則

最近ニュースや新聞紙面上で目にしない日がないキーワードのひとつが、「働き方改革」です。世界的に見て、日本企業の生産性が非常に低いことは紛れもない事実なので、改革が必要なのはたしかかもしれません。社会人なら、「日本人の働き方は非効率だ」というニュースやビジネス雑誌の記事を目にしたことがあると思います。

ある調査では、日本の時間あたりの労働生産性(2017年度版) はＧ7のなかでなんと48年連続最下位。OECD加盟35カ国中でも、20位という結果でした （公益財団法人日本生産性本部調べ)。おそらく公表されている数値だけで計算されているので、サービス残業なども含めれば実際はもっと悪い数値だということも十分に考えられます。なぜこんなことになるのか？

僕はいつも、とにかく日本人は「決める会議」ができないことが原因のひとつではないかと感じています。僕が会社で所属するチームでは、日本企業の人がビジネスインターンというかたちで常駐しているのですが、そのうちのひとりの言葉に衝撃を受けたことがあるからです。彼がある日、僕に対してこう言ったのです。

「会議でなにかが決まるところをはじめて見ました」

僕は会議でなにも決めないなんて絶対にしないし、そもそもなにも決まらない会議は召集自体しないので、この言葉を聞いて心底驚いてしまったのでした。「日本企業には無駄な会議が多い」とはむかしから言われていることですが、いつになっても改善されません。 なぜか？それは、「会議ですべきこと」を理解していないからだと僕は考えています。

たとえば、働く人間にとって「報連相（ほうれんそう) という言葉はおなじみですよね。このなかの「報告」に使うレポートに膨大な作業が発生していたり、「連絡」を対面で行ったりすることで時間を浪費している傾向があるのです。

考えてみれば、「報告」と「連絡」は過去から現在までのすでに起きたことについての話なので、本来はＩＴツールなどを用いて自動化し効率化できるはず。データは、「見ればわかる」ものです。それをわざわざ時間を使って、人を集めて報告させることにまったく意味はありません。また、出席者は会議のために移動しなければなりません。ビジネスにおいて移動時間はなにも生み出さないのでこれもまた無駄なものです。

つまり、会議という立派な名目で、報告という無駄なことをさせ、さらに移動という時間の無駄まで発生させている。連絡はいまならチャットで十分で、電話する必要すらありません。おそらくは、「目上の人にメールで報告や連絡をするのは失礼だ」という意識が広く強く共有されているため、利益を度外視してまで無駄な時間をかけてしまうのでしょう。

一方、「相談」は未来の話をすること。僕はこの部分は対面で話す価値があると考えています。 つまり、「未来のことを最大化」するために働くというわけです。

これからどうするか、次の一手はどうするかという未来の話は、生産的で楽しいものです。楽しい仕事だけが残るわけで、楽しい仕事なら誰もが高いモチベーションで臨んでくれるにちがいありません。誰だって、夢やビジョンを語るのは楽しいのです。

結果を出せるビジネスパーソンに共通しているのは、「未来志向」を持っていることだと僕は思います。「時間はなんのためにあるか」と考え、未来を良くするために使うところに思考を戻さなければいけません。

今日からあなたの働き方を変えるために必要なのは、高額なツールを買うことでもコンサルタントに頼ることでもなく、こんなマインドセットを持つこと。

過去のことに時間を使わないためには、どうすればいいだろう？

過去に学ぶ必要は当然ありますが、過去の出来事そのものが変わることはありません。過去に起きたことに一生懸命に時間を使うのは、とてつもなく無駄なことなのです。

さて、時間に関することとしては、仕事全体のスピードを上げることも重要になります。ポイントは、ボトルネックによって左右されます。

これは、物理学者のエリヤフ・ゴールドラットが書いた大ベストセラー『ザ・ゴール』（ダイヤモンド社）でも詳しく紹介されている「全体最適化理論」のこと。全世界で1000万人以上が読んだとされ、ビジネスの原則としてよく知られています。

つまり、自分が最高のスピードを出せる状態にするには、まずボトルネックを知り、それをどう改善するかがポイントになるというわけです。つかえているところを先に取り除き、突っ走れる状態にしておくということですね。

そこで、先に説明した「原則③（タスクにかかるスピードを把握している）」の話になりますが、まず自分の仕事のスピードを把握することが、仕事や学習全体のスピードを左右するポイントになります。あたりまえですが、自分の仕事のスピードが早くなったかどうかを知るには、そもそも自分の仕事のスピードを知っておかなければわかりません。

自分の仕事のスピードを測るためには、仕事の中身をすべて棚卸しする必要があります。そして、すべてのタスクについて「どのくらいの時間で完成するのか」を順に測っていきます。このとき、あまり細かく測るとその作業自体に時間がかかってしまうので、だいたいの感覚でいいでしょう。あるタスクにかかる時間が１時間なのか３時間なのか、はたまた丸１日なのか。そのくらいの単位でも十分。いずれにせよ、なににどのくらいの時間をかけているのかを知ることが大事です。

そして次は、「時間がかかっている」と思うタスクの改善案を練っていきます。ここに、あなたのボトルネックが潜んでいるわけですが、一般的にボトルネックにはこのようなものがあります。

習熟度が低かったり、やり方が自己流だったりする場合は、練習したりうまくいっている人に教わったりすることで解決する可能性がぐんと高まります。自分の絶対スピードが上がると成長の実感も得られるので、やればやるほどモチベーションも上がっていくでしょう。もちろん、そのタスクそのものに興味がなく嫌々やっているという要因もあるはすです。

いきなりすべてを解決することは難しいかもしれませんが、ここにあることを実践していけば、時間に対する考え方は間違いなく変化していきます。ぜひ、自分のなかの思考に取り入れてみてください。